근로자 명부는 사업주(사용자)가 사업장별로 갖추어 두고, 근로자 한 사람마다 인적 사항과 고용·퇴직 사항을 적어 두는 장부입니다. 근로기준법 제41조 제1항이 작성 의무를 지우고, 무엇을 적는지는 시행령 제20조가, 서식은 시행규칙 제16조 제1항 제1호가 「별지 제16호서식」으로 정합니다. 같은 사업장 장부인 임금대장(제48조 제1항, 별지 제17호서식)은 임금을 지급할 때마다 적어 나가는 반면, 근로자 명부는 입사 때 적기 시작해 갱신·퇴직 때 고쳐 적는 문서입니다. 임금을 줄 때 근로자에게 내주는 임금명세서(제48조 제2항)와도 다릅니다.
이 페이지의 양식은 법제처 국가법령정보센터가 근로기준법 시행규칙에 붙여 게시한 「[별지 제16호서식] 근로자 명부」(서식 표기 <개정 2024. 7. 29.>)입니다. 2026-09-29 기준 시행 중인 판(시행규칙 시행 2025-02-23)이며, 시행 예정인 개정판은 조회되지 않았습니다. 용지는 A4(210mm×297mm) 세로입니다. 시행규칙 제16조 제2항은 사용자가 근로자 명부와 임금대장을 통합해 쓰거나 서식을 바꿔 쓸 수 있다고 정합니다.
법제처가 근로기준법 시행규칙에 게시한 「별지 제16호서식 근로자 명부」 원본의 칸과 순서를 그대로 따랐습니다. 원본은 위에서부터 성명, 성별·생년월일, 주소(전화번호), 종사 업무, 고용과 퇴직·해고, 이력(경력·기타 사항), 그 밖에 필요한 사항 순서입니다. 아래는 근로자 한 명을 입사부터 퇴직까지 채운 예이고, 파랗게 표시한 부분이 사업장에 맞게 바꿔 넣을 자리입니다. 재직 중인 근로자는 퇴직·해고 칸을 비워 두었다가 나중에 적습니다. 이름·날짜·내용은 모두 설명용 가상 값입니다.
위 내용은 작성 방법을 보여주기 위한 예시입니다. 실제 인물이나 사건과 관계가 없습니다.
법 제41조 제1항은 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하도록 합니다. 원본 서식은 성명 칸이 하나인 한 장짜리이므로 근로자 한 명당 한 장(또는 한 파일)을 씁니다. 여러 사업장을 운영한다면 사업장마다 따로 갖춥니다.
고용일과 계약기간, 종사 업무는 근로계약을 맺을 때 이미 정해지는 내용입니다. 근로계약서를 보며 옮겨 적으면 두 문서가 어긋나지 않습니다.
적을 사항이 바뀌면 지체 없이 정정해야 합니다(법 제41조 제2항). 계약을 갱신했다면 원본 칸의 괄호(갱신일)에 갱신일을, 계약기간 칸에 바뀐 기간을 적습니다. 예시는 그 갱신 내용을 「그 밖에 필요한 사항」 칸에도 한 줄 남긴 것입니다.
근로관계가 끝나면 그 날짜와 사유를 적습니다(시행령 제20조 제8호). 서식에 사망 칸은 따로 없으니, 사망한 경우에는 「퇴직·해고」 칸이나 「그 밖에 필요한 사항」 칸에 그 연월일과 사유를 적어 두는 방법이 있습니다.
이력 중 「기타 사항」 칸에는 원본에 ‘필요시 학력, 병역 사항, 기능ㆍ자격 사항, 교육 이수 내역 등 작성’이라고 되어 있습니다. 업무에 필요한 사항을 골라 적으면 됩니다.
시행규칙 제16조 제2항은 근로자 명부와 임금대장을 통합해 쓰거나 서식을 바꿔 쓸 수 있다고 정합니다. 통합해도 시행령 제20조(명부)와 제27조(임금대장)의 기재사항이 모두 들어 있어야 합니다.
근로자 명부는 관공서에 제출하는 서류가 아니라 사업장에 갖춰 두는 장부입니다. 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 3년간 보존해야 하고(근로기준법 제42조, 시행령 제22조), 작성하지 않거나 기재사항을 일부 적지 않으면 과태료 대상입니다(법 제116조 제2항 제2호, 시행령 별표 7).
서식은 한 번에 다 채우기 어렵습니다. 체크한 내용은 이 브라우저에 저장되니 나중에 다시 오셔도 그대로 남아 있습니다.
제출하는 서류가 아닙니다. 사용자가 각 사업장별로 작성해 갖추어 두는 장부입니다(근로기준법 제41조 제1항). 사업장에 보관합니다.
근로자를 고용할 때부터 적기 시작하고, 적을 사항이 바뀔 때마다 지체 없이 고쳐 적습니다(제41조 제2항). 근로관계가 끝나면 퇴직·해고 칸을 채웁니다.
고용한 근로자 개인별로 씁니다. 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 작성하지 않을 수 있습니다(제41조 제1항 단서, 시행령 제21조).
상시 5명 이상 사업장은 물론 상시 4명 이하 사업장에도 제41조가 적용됩니다(근로기준법 제11조 제2항, 시행령 제7조·별표 1의 제2장 ‘제35조부터 제42조까지’).
3년간 보존합니다(제42조). 기간은 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 셉니다(시행령 제22조 제2항 제1호). 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 세므로 기산일이 다릅니다.
임금대장(별지 제17호서식)은 임금을 지급할 때마다 적는 장부이고(제48조 제1항), 시행규칙 제16조 제2항에 따라 근로자 명부와 통합해 쓸 수 있습니다. 임금명세서는 임금을 지급하는 때 근로자에게 서면(전자문서 포함)으로 내주는 문서입니다(제48조 제2항).
제41조·제42조 위반은 500만원 이하의 과태료입니다(제116조 제2항 제2호). 시행령 별표 7은 근로자 명부 미작성 30만원·50만원·100만원(1차·2차·3차 이상), 기재사항 일부 누락이나 변경 내용 미정정 20만원·30만원·50만원, 보존의무 위반 80만원·150만원·300만원으로 정합니다.
근로계약서와 이력을 확인할 자료(이력서 등), 근로자의 성명·생년월일·주소, 계약기간과 종사 업무를 준비하세요.
네. 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 합니다(근로기준법 제41조 제1항). 상시 4명 이하 사업장에도 제41조가 적용됩니다(같은 법 시행령 제7조·별표 1의 제2장 ‘제35조부터 제42조까지’). 다만 동거하는 친족만 사용하는 사업과 가사 사용인에게는 이 법이 적용되지 않습니다(법 제11조 제1항).
시행령 제20조의 9가지입니다. 성명, 성(性)별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 고용갱신 연월일(계약기간을 정한 경우 그 기간, 그 밖의 고용 사항), 해고·퇴직·사망한 경우 그 연월일과 사유, 그 밖에 필요한 사항입니다. 서식의 칸은 이 순서와 거의 같게 되어 있고, 적은 사항이 바뀌면 지체 없이 고쳐 적어야 합니다(법 제41조 제2항).
사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대해서는 근로자 명부를 작성하지 않아도 됩니다(법 제41조 제1항 단서, 시행령 제21조). 반대로 30일 이상 사용하는 근로자는 일용근로자라도 작성 대상입니다.
3년간 보존해야 합니다(근로기준법 제42조). 기간은 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 계산합니다(시행령 제22조 제2항 제1호). 그러니 재직 중에는 계속 갖추고 있어야 하고, 퇴직한 사람의 명부도 그날부터 3년이 지날 때까지 남겨 두어야 합니다. 보존의무를 어기면 500만원 이하의 과태료 대상이며(법 제116조 제2항 제2호), 시행령 별표 7은 1차 80만원·2차 150만원·3차 이상 300만원으로 정합니다.
제41조를 위반하면 500만원 이하의 과태료 대상입니다(법 제116조 제2항 제2호). 시행령 별표 7은 근로자 명부를 작성하지 않은 경우 1차 30만원·2차 50만원·3차 이상 100만원, 기재해야 할 사항의 일부를 적지 않거나 변경 내용을 지체 없이 정정하지 않은 경우 1차 20만원·2차 30만원·3차 이상 50만원으로 정합니다. 가중은 최근 1년간 같은 위반으로 과태료 처분을 받은 경우에 적용합니다.
아닙니다. 시행규칙 제16조 제2항은 사용자가 근로자 명부와 임금대장을 통합하여 사용하거나 그 서식을 변경하여 사용할 수 있다고 정합니다. 엑셀 등으로 옮겨 쓸 수도 있지만, 시행령 제20조가 정한 기재사항이 근로자마다 빠짐없이 들어 있어야 합니다. 통합해 쓰더라도 임금대장의 기재사항(시행령 제27조)도 함께 들어가야 하고, 보존기간은 근로자 명부는 퇴직 등을 한 날부터, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 셉니다(시행령 제22조 제2항). HWP 파일이 열리지 않으면 한컴오피스 뷰어를 설치하거나, 같은 서식의 PDF 파일을 법제처 시행규칙 서식 목록에서 받을 수 있습니다.
이 페이지는 서식을 찾고 쓰는 데 도움을 드리려고 정리한 안내이며 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 사건은 변호사나 대한법률구조공단(국번 없이 132)에 상담하시기 바랍니다. 서식 파일은 저희가 보관하지 않고 발행 기관 페이지로 연결합니다.